Clienti e Fornitori Informativa

Comunichiamo che, per la corretta gestione di un rapporto di fornitura ed erogazione prodotti/servizi, la nostra organizzazione potrebbe entrare in possesso e trattare dati personali anche di vostri dipendenti e collaboratori. Ai sensi delle norme applicabili in materia di privacy e protezione dei dati, ossia il D.lgs. 196/2003 e il Regolamento UE 679/2016 (GDPR), si informa pertanto:

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è SPICA S.r.l., C.F. e P.I. 07115690963, con sede legale in Castiglione Olona (VA) – Via XXIV Maggio, 1, contatto privacy.italy@spica.eu.

2. Natura dei dati trattati

Per la stipula di un rapporto contrattuale, la sua esecuzione e le connesse attività contabili e amministrative, si rende necessario svolgere attività di trattamento di dati personali, anche quando il contratto è sottoscritto con persone giuridiche.

I dati personali trattati sono:

Dati anagrafici e di contatto (es: indirizzo e-mail) dei soggetti interagenti con il personale della nostra organizzazione;
Dati contabili, fiscali, contrattuali ed economici del soggetto sottoscrivente il contratto;
Altri dati eventualmente rilevabili nel l’adempimento del contratto;

Finalità e basi giuridiche del trattamento:

Gestione relazione contrattuale, quali, tra le altre, il soddisfacimento di specifiche richieste; conclusione, modifiche, esecuzione del contratto; fruizione e gestione di servizi connessi; reclami o contestazioni sul rapporto e/o oggetto del contratto.

Finalità: Corretta e proficua gestione della relazione contrattuale
Base giuridica: Art. 6, comma 1, lettera b) GDPR: “il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali”.

Gestione amministrativa e contabile delle prestazioni.

Finalità: Corretta e proficua gestione della relazione contrattuale, nocche dei flussi economici e dei corrispettivi.
Base giuridica: Art. 6, comma 1, lettera f) GDPR: “il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi”.

Adempimenti obbligatori di legge previsti dal diritto nazionale o dell’Unione Europea o da contratti collettivi in conformità con il diritto nazionale, quali, tra gli altri, adempimento di obblighi previsti da normative comunitarie e nazionali, in particolare in materia di salute e sicurezza sul lavoro, e di prevenzione dei reati (normativa antimafia, anticorruzione, D.Lgs. 231/2001).
Finalità: Conformità normativa e corretta gestione
Base giuridica: Art. 6, comma 1, lettera b) GDPR: “il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento”. Nello specifico la necessità di adempiere all’obbligo legale di tenuta della contabilità.

3. Finalità del trattamento

Reperibile all’interno del punto 2, specificata per le diverse attività di trattamento.

4. Base giuridica del trattamento

Reperibile all’interno del punto 2, specificata per le diverse attività di trattamento.

5. Destinatari, comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali trattati per le attività descritte al punto 2 non sono soggetti a diffusione generalizzata, si parla di diffusione generalizzata quando il numero e l’identità dei destinatari non è conosciuta (es. pubblicazione su media).
Tali dati potranno essere accessibili e/o comunicati ai soggetti sia interni sia esterni all’organizzazione, quali:

Personale autorizzato alla presa incarico delle istanze generate dalle attività di trattamento esplicitate al punto 2 (es: rispondere a comunicazioni via e-mail).
Fornitori nominati ex. Art. 28 GDPR.
L’elenco aggiornato dei Responsabili del Trattamento è disponibile su richiesta.

6. Trasferimenti extra UE

Non è previsto il trasferimento di dati al di fuori dell’Unione europea.

7. Periodo di conservazione dei dati

I dati saranno trattati per la durata del rapporto contrattuale e, dopo la sua cessazione, fino al termine di prescrizione dei diritti reciprocamente insorti fra le parti. Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, e fino al passaggio in giudicato del provvedimento decisorio.

8. Diritti degli interessati

Il GDPR garantisce (artt. 12-22 del Regolamento UE 679/2016) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati.

Il GDPR garantisce, qualora il trattamento sia basato sull’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), oppure sull’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), l’esistenza del diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
Per l’esercizio dei Suoi diritti, nonché per altre informazioni, l’interessato potrà contattare il referente privacy al recapito e-mail indicato al punto 1.
Ove l’interessato ritenga lesi i suoi diritti, potrà tutelarsi proponendo reclamo innanzi al Garante per la protezione dei dati personali.

9. Obbligo o facoltà di conferire i dati

L’utente è libero di non fornire eventuali dati personali ed il loro mancato conferimento potrà comportare la parziale o totale impossibilità di concludere il rapporto contrattuale.

10. Processo decisionale automatizzato

Non vi è alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione (Art. 22 GDPR).

11. Trattamento dei dati di Terzi

Il fornitore è informato che, qualora si avvalga di propri dipendenti o collaboratori (ivi inclusi eventuali subappaltatori) nel dare esecuzione al rapporto contrattuale, i dati personali di questi ultimi potranno essere trattati dalla nostra organizzazione sempre in qualità di titolare del trattamento. Tali trattamenti hanno le medesime finalità, modalità e tempi di conservazione dei dati descritti nella presente informativa; in relazione a tali trattamenti, inoltre, i soggetti interessati vantano i medesimi diritti precedentemente descritti.
Il fornitore ha l’onere di informare correttamente dipendenti e collaboratori in merito ai suddetti trattamenti, anche mediante la consegna agli stessi della presente informativa.

Data di revisione: 01.01.2022

p.p. SPICA S.r.l.